Wat is Microsoft Teams?Microsoft Teams is het antwoord van Microsoft op de populaire team chat-app Slack en het groeiende gebruik van WhatsApp en andere messaging-apps binnen teams in het bedrijfsleven. Microsoft Teams combineert de aantrekkelijke, snelle en mobiele manier van communicatie met de moderne werkplek. Het maakt samenwerken, onderlinge communicatie en kennisdeling binnen teams gemakkelijk. Volgens experts is Teams een potentiële ‘game-changer’ in de manier waarop we werken. Hoog tijd om er eens wat dieper in te duiken!

Op chat gebaseerde samenwerking voor teams

Microsoft Teams bestaat uit ‘chat kanalen’ waarbinnen conversaties worden gevoerd. Zie het linker paneel in onderstaande afbeelding. Deze conversaties zijn gegroepeerd in plaats van dat zij als een lange lijst opmerkingen worden weergegeven waarbij onderwerpen nogal eens door elkaar heen lopen. Hoe dit eruit ziet zie je in het rechter paneel van onderstaande afbeelding.

Hoe werkt Microsoft Teams

In het horizontale menu zie je een aantal menu-onderdelen; o.a. Conversations, Files, Notes, plus de mogelijkheid om meer menu-onderdelen toe te voegen. Via dit per team aanpasbare menu zijn ook alle bestanden (een Onedrive bibliotheek), Notities (OneNote) en bijvoorbeeld projecten (Planner of Asana) van dit team met een enkele klik te benaderen. Je kunt nog veel meer zaken ‘vastpinnen’ aan het menu. Zoals een belangrijk document of speciale applicatie.

Tot slot zie je in de donkere menubalk aan de linkerkant ook de menu-opties ‘chat’ (voor individuele chats), ‘meetings’ (je eigen afspraken – direct uit Outlook) en ‘Files’ (alle bestanden waar je recent mee bezig bent geweest, ongeacht waar).

Een centrale ‘hub’ voor teams

Microsoft Teams integreert vrijwel alle onderdelen van Office 365 en vormt als het ware een centrale hub’ voor teamwork. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI en Delve zijn allemaal integraal gekoppeld zodat teamleden met een simpele klik bij hun relevante informatie en tools kunnen.

Kortom; Teams is net als Outlook een echte ‘werkruimte’ waar je de hele dag in kan doorbrengen zonder continu van app-naar-app te verspringen. Mocht je dit wel willen dan kan je eenvoudig switchen van bijvoorbeeld Onedrive naar Teams of van Planner naar Sharepoint met behoud van context. Dat komt omdat al deze tools gebruik maken van Office 365 Groups, waarmee alle rechten en relaties consistent zijn door heel Office 365.

Aanpasbaar aan de behoeften van een team

Een team kan de ruimte voor het eigen team gemakkelijk uitbreiden. Bijvoorbeeld met Business Intelligence (BI dashboards) en apps voor taken, projectmanagement, documentopslag of notities. Je ‘pint’ ze eenvoudig als tab bovenaan je workspace. Naast alle Office 365 onderdelen kan je ook al veel externe applicaties integreren. Er zijn al integraties met bijvoorbeeld Zendesk, Trello, Asana, Github, Hootsuite en vele anderen. Dit worden er in rap tempo meer.

“Bijna elke organisatie gebruikt tools die samenwerken faciliteren, zoals email, chat en videoconferenties. Maar door die verscheidenheid kan je het overzicht verliezen,” aldus Bas Agbeko, Directeur Application & Services Business Group bij Microsoft Nederland. “Met Microsoft Teams heb je alle relevante personen, bestanden en tools bij elkaar – en dat geïntegreerd met Office 365 en zonder onnodige afleiding. Dan kun je pas echt effectief en efficiënt samenwerken.”

Een praktijkvoorbeeld van werken met Microsoft Teams

Het kan soms moeilijk zijn om aan de hand van een artikel direct de meerwaarde voor jouw eigen organisatie te zien. Daarom een praktisch scenario als voorbeeld.

Er is een Team aangemaakt voor de supportafdeling van een bedrijf. Als een supportmedewerker het antwoord op een specifieke klantvraag niet weet, zet hij de vraag in de Teams chat. Hij weet dat de vraag bij het hele team terechtkomt en degene die online is kan er op reageren. De rest kan (achteraf) meelezen, weet wanneer de vraag is beantwoord en is direct op de hoogte van de details.

 

Efficiencyvoordeel: Deze methode werkt beter dan het versturen van een e-mail naar een groep mensen, waarbij die ene mail kan leiden tot een onoverzichtelijke conversatie van tientallen e-mails.

 

Binnen een Team is het vervolgens ook mogelijk om meerdere kanalen op te zetten. Zo kun je verschillende thema’s behandelen zonder dat deze door andere conversaties heen lopen. Het supportteam in dit voorbeeld zou eenvoudig per klant of product een kanaal kunnen opzetten.

Aan de slag met Microsoft Teams

Heb je al een Office 365 Business of Enterprise abonnement? Dan heb je al beschikking over Teams! Starten is eenvoudig. Je kunt Teams gebruiken in de webbrowser, als Desktop App op Windows of Mac en via de mobile App.

Gebruik je nog geen Office 365 maar wel Office-apps zoals Outlook, Word, etc. en werken jouw mensen in mobiele of verspreide teams? Dan zetten wij graag een demo voor je op. Je zal zien dat Teams de onderlinge samenwerking kan transformeren.