Wat te doen bij een datalek: Een gids voor MKB-organisaties
Een datalek kan iedere organisatie overkomen. Het kan gaan om een gestolen laptop, een map met HR-bestanden die vrij toegankelijk was, een e-mail naar de verkeerde ontvanger(s), een oud-werknemer met toegang tot persoonsgegevens, een gehackt IT-systeem of een verloren USB-stick. Al deze voorbeelden hebben iets gemeen. Het zijn namelijk allemaal inbreuken op de beveiliging van persoonsgegevens en daarom een datalek.
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om álle datalekken te registreren in een eigen ‘datalekregister’. Dit kan in principe gewoon een Excelsheet zijn. Je omschrijft hierin onder andere het incident, de gevolgen en eventuele corrigerende en preventieve maatregelen. In sommige gevallen moet je een datalek ook melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of aan de personen van wie gegevens zijn gelekt (de betrokkenen). Of je dit wel of niet hebt gedaan vermeld je ook in het register.
Wat doe je als je te maken krijgt met een datalek?
1. Blijf kalm en verzamel informatie: Het is belangrijk om rustig te blijven en niet in paniek te raken. Verzamel zo snel mogelijk alle beschikbare informatie over het datalek, inclusief wat er is gebeurd, welke gegevens zijn blootgesteld en hoe het heeft kunnen gebeuren. Wijs iemand aan die het incident intern coordineert. Instrueer je medewerkers om in deze fase geen informatie met klanten te delen.
2. Beoordeel de omvang van het lek: Probeer te achterhalen hoeveel gegevens er zijn gelekt en welke gevoelige informatie erbij betrokken is. Dit zal helpen bij het bepalen van de ernst van het datalek en de mogelijke impact op de organisatie en haar klanten. Als je geen IT-partner hebt dan kan het in deze fase handig zijn om professionele hulp in te schakelen.
3. Neem maatregelen om het lek te beperken: Zodra de omvang van het lek is vastgesteld, neem dan onmiddellijk maatregelen om verdere blootstelling van gegevens te voorkomen. Dit kan onder meer door het afsluiten van toegang tot getroffen systemen, het wijzigen van wachtwoorden en het installeren van beveiligingspatches omvatten. Koppel getroffen systemen af van het internet en het interne netwerk, zet ze niet uit. Dit kan mogelijk bewijsmateriaal vernietigen.
4. Registreer en meld het datalek: Registreer het datalek in je datalekregister en ga na of je het datalek moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkenen. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn organisaties verplicht om datalekken binnen 72 uur te melden bij de relevante toezichthoudende autoriteiten. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de meldingsvereisten en neem contact op met de autoriteiten zodra dit nodig is. Gebruik onze handige Datalek beslisboom als je niet zeker weet of en hoe je een datalek moet melden.
5. Informeer betrokkenen: Als het datalek gevolgen heeft voor de persoonlijke gegevens van klanten, werknemers of andere betrokkenen, informeer hen dan zo snel mogelijk over wat er is gebeurd en welke stappen je onderneemt om het probleem op te lossen. Transparantie is essentieel om het vertrouwen van betrokkenen te behouden.
6. Voer een grondig onderzoek uit: Nadat het lek is beheerd en gemeld, is het belangrijk om een grondig onderzoek uit te voeren om de oorzaak van het lek vast te stellen en te voorkomen dat het in de toekomst opnieuw gebeurt. Dit kan het analyseren van logbestanden, het uitvoeren van penetratietests en het evalueren van interne processen omvatten. Schakel een expert in om je beveiligingsmaatregelen na te lopen.
7. Leer van het incident: Gebruik het datalek als een leermoment om de beveiligingspraktijken van je organisatie te verbeteren. Identificeer zwakke plekken en implementeer verbeteringen om toekomstige inbreuken te voorkomen. Neem je medewerkers mee in de geleerde lessen investeer in Security Awareness training.
Conclusie:
Een datalek kan serieuze gevolgen hebben voor MKB-organisaties, maar met de juiste voorbereiding en reactie kunnen de schade worden beperkt. Door kalm te blijven, snel te handelen en transparant te communiceren, kun je de impact van een datalek verminderen en het vertrouwen van je klanten behouden. Blijf proactief in het verbeteren van je beveiligingsmaatregelen om toekomstige inbreuken te voorkomen.
Todo-lijst:
- Maak een continuiteitsplan
- Documenteer een datalekprocedure
- Review je cybersecurity maatregelen (bijv. d.m.v. een Pentest)
