5 gadgets voor de ultieme vergaderkamer

De gemiddelde werknemer vergadert 6,5 uur per week. Afhankelijk van je type bedrijf zal dit wat meer of minder zijn. Om meetings efficiënter, leuker en effectiever te maken zijn er veel technologische hulpmiddelen. We komen als IT-dienstverlener regelmatig mooie oplossingen tegen en hebben er 5 voor je op een rij gezet. Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt in Mei 2019.

Draadloos laptop- of mobiele scherm delen op een grote TV

Waarschijnlijk heb je wel een groot TV scherm in je meeting room staan. De kans is groot dat je daar een HDMI, DVI of VGA kabel aan hebt hangen (of allemaal). Vaak staan al die kabels rommelig en is de lengte van een kabel een beperkende factor.

Er zijn natuurlijk ook mogelijkheden om beeld draadloos naar de TV te streamen. Dit kan bijvoorbeeld met de Google Chromecast (€39) voor het streamen van Android Apps en je Chrome browser. De Apple TV (€159) voor iPhone en Mac (Windows met wat hulp). Of de Microsoft Wireless Display Adapter (€60), maar alleen voor apparaten die Miracast ondersteunen. Al deze oplossingen werken best redelijk. Maar om álle laptops, Macbooks en mobiele apparaten te ondersteunen die zoal in je vergaderkamer voorbij komen moet je op z’n minst ál deze apparaten in je TV stoppen. Handig? Niet dus.

En toen was daar Clickshare.

clickshare

Eenvoudige USB dongel van Clickshare

Ik kwam het tegen in een vergaderzaal van Spaces in Amsterdam en was op slag een grote fan. Clickshare is een superhandig systeem om je beeldscherm draadloos over te brengen naar de TV. Of je nu een Windows laptop, MacBook of Smartphone/Tablet hebt. Het maakt niet uit en het werkt altijd op dezelfde manier.

Als gebruiker hoef je enkel de USB dongel in je laptop prikken en op de knop te drukken om je volledige scherm te projecteren naar de TV. Je kunt zelfs met meerdere mensen tegelijk je scherm delen, het beeld splitst zich automatisch!

Wat voor apparaat je ook gebruikt, de software zorgt altijd voor een optimale weergave op het grote scherm. Dus nooit meer gerotzooi met het aanpassen van resoluties, beeldformaten, sources en stekkers. De eenvoudige uitvoering kost je excl. btw €1.099 en de uitvoering waar je met twee mensen tegelijk kunt streamen kost €1.750. Maar dat heb je met effectieve meetings redelijk snel weer terugverdiend. En, je maakt gegarandeerd indruk op je klanten.

Update Maart 2017:
Sinds enige tijd gebruiken wij zelf de €399-kostende draadloze HDMI dongel van Airtame. Eenvoudig en ondersteund alle type apparaten en besturingssystemen. Draadloos streamen naar je TV of Beamer. Bye bye kabel-ellende!

Draadloos conferentie toestel

Hou je wel eens telefonische vergaderingen, dan ga je deze draadloze conferentie telefoon van Konftel handig vinden. Je hebt namelijk geen telefoonkabel en stroomkabel nodig! Dit toestel gebruikt DECT-technologie waardoor je het conferentie toestel overal naartoe kan slepen waar je dekking hebt van je basisstation. Handig, want je hoeft dan niet voor iedere vergader- of directiekamer een apart conferentietoestel te kopen en installeren. Neem hem gewoon mee waar hij nodig is.

Konftel300Wx-noBaseEr zit een oplaadbare batterij in voor 60 uur gesprekstijd en je kan hem gebruiken i.c.m. VOIP of analoge telefonie. Kortom, een ideale uitbreiding op je bestaande DECT-set (of koop er een DECT-basisstation bij). Je kan hem trouwens ook gewoon aansluiten op je laptop of smartphone voor een telefonische vergadering met meerdere personen.

Het gaat om de Konftel 300Wx, verkrijgbaar rond de €565-€600 euro.

 

MKB-vriendelijk video conferencing

Lifesize IconGebruik je al Skype, Hangouts, Webex of Gotomeeting voor 1-op-1 videoconferencing, dan tover je met de Lifesize Icon Flex iedere ruimte om tot een professionele video conference room voor meerdere mensen! Plug je laptop simpelweg in via USB, en de Icon Flex transformeert de doorgaans matige audio/video ervaring tot een full HD video conference waarbij alle deelnemers goed gezien en gehoord kunnen worden.

Waarom investeren in professionele apparatuur als je ingebouwde webcam met Skype ook prima werkt?

Voor 1-op-1 gesprekken zal de ingebouwde microfoon en camera in je laptop wellicht afdoende zijn. Maar met meerdere mensen wordt het lastig. Mensen die verder van de microfoon af zitten zijn slecht hoorbaar, en iedereen voor een ingebouwde camera krijgen is op z’n minst lastig. De Lifesize Icon Flex lost dit op met een speciale microfoon die in het midden van de tafel geplaatst kan worden voor kristalheldere HD audio voor álle deelnemers. En de losse full HD camera kan zoomen en draaien waardoor de vergader-ervaring vele malen beter wordt.

De Lifesize Icon Flex is verkrijgbaar voor +/- €1.899,- en daarmee flink goedkoper dan andere sets.

Update Mei 2019: Inmiddels zijn er fantastische Skype Room Systems op de markt voor onder de €1.500, zoals de Logitech Group. Binnenkort een nieuw artikel over verschillende Room Systems 🙂

 

360-graden video vergaderen

polycom_cx_5100_5500

360-graden videosysteem die automatisch de spreker volgt

Gebruik je Skype voor Bedrijven (voorheen Lync) voor videovergaderingen en vergader je met meerdere mensen aan tafel, dan kan het het waard zijn om te investeren in professionele video-vergaderapparatuur zoals de Polycom CX5100 Unified Conference Station. Dit is een 360-graden HD videosysteem, die automatisch de actieve spreker in beeld neemt. Ideaal als je meerdere mensen aan tafel hebt én deelnemers in het buitenland hebt.

Voor maar €4.490,- is de CX5100 (USB versie) van jou. Z’n grotere broertje, de CX5500, is gelijk een volwaardige SIP telefoon. Die hoef je dus niet eens aan te sluiten op een computer. Wel weer paar euro duurder.

“Next Gen” Collaboration

Heb je nog wat extra budget en wil je helemaal de blits maken, kwijl kijk dan eens naar de Surface Hub van Microsoft. Dit gigantische interactieve scherm beloofd de manier van vergaderen opnieuw uit te vinden en “de kracht van de groep beter te benutten”. Met één klik kun je een Skype meeting opzetten en de inhoud van je scherm eenvoudig delen. Notulen sla je op in OneNote en stuur je eenvoudig naar alle deelnemers. De Hub ondersteund meerdere gelijktijdig ingelogde gebruikers (met vingerafdruk identificatie!). Daarnaast draait Surface Hub op Windows 10 en integreert het met Office 365, dus er zijn honderden apps beschikbaar om specifieke gebruiksscenario’s te ondersteunen. Deze features komen wel met een stevig prijskaartje. De 55″ variant kost zo’n €9.500 en de 85″ versie €21.000.

 

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of wensen voor je vergaderkamer, geef ons een belletje op 079-3637050.