Ben jij inmiddels overtuigd van de voordelen van Office 365? In september schreven wij al waarom je een overstap op Office 365 zou moeten overwegen. Maar is jouw organisatie hier eigenlijk klaar voor?
We zetten 5 belangrijke punten voor je op een rij. Aan de hand daarvan kun je bepalen of jouw bedrijf de overstap op Office 365 kan maken!
1. Internetconnectiviteit
Office 365 is een clouddienst en daarom is een goede internetverbinding essentieel. Ga dus na of jouw connectiviteit helemaal in orde is vóórdat je overstapt. Zo vermijd je een situatie waarin je medewerkers de voordelen van Office 365 in twijfel gaan trekken, omdat de verbinding te wensen overlaat. Laat je adviseren over de benodigde capaciteit voor het aantal gebruikers en de Office-365-apps die je wilt gaan gebruiken.
2. Procesveranderingen
Hoewel de workflow van Office 365 de meeste Microsoftgebruikers bekend zal voorkomen, zijn enkele zaken toch anders. Wees je bewust van de impact die dit kan hebben op je medewerkers en infrastructuur. Verstuur je bijvoorbeeld een grote bijlage naar meerdere mensen op kantoor, dan kan dit een piek veroorzaken in je bandbreedtegebruik. Dat komt doordat je niet werkt op een lokale mailserver (waarbij de e-mail het gebouw niet verlaat); met Office 365 gaat je bijlage het internet op, waarna deze weer door iedere afzonderlijke gebruiker apart wordt gedownload.
Hoe los je dit op? Simpel: leer je personeel om geen bijlage, maar een link te versturen die verwijst naar het bestand op OneDrive of SharePoint.
En zo kun je meerdere kleine veranderingen doorvoeren die de productiviteit en efficiëntie ten goede komen en die daarmee het vertrouwen van je medewerkers in Office 365 vergroten. Kleine moeite, groot resultaat!
3. Trainen op samenwerken
De échte kracht van Office 365 ligt in samenwerking. De applicaties zijn gemaakt om informatie eenvoudig beschikbaar te stellen aan gebruikers, waar ze zich ook bevinden. Maar dit wordt pas waardevol wanneer je medewerkers weten hoe ze hiermee moeten omgaan. Laat hen dus zien hoe Office 365 samenwerkingen ondersteunt middels online (video)vergaderingen, gedeelde documenten en sociale communicatie. Organiseer bijvoorbeeld workshops of bied een (online)training aan. Het beste resultaat behaal je als je een interne Office-365-kampioen aanwijst die de mogelijkheden en kansen uitlegt en promoot binnen jouw bedrijf.
4. Beveiligingsconfiguratie
Office 365 is veel veiliger dan het gemiddelde kleine bedrijfsnetwerk. Desondanks is het belangrijk om de behoeftes van jouw organisatie te begrijpen en een passende beveiliging te configureren. Zorg er bijvoorbeeld voor dat niet iedereen binnen het bedrijf toegang heeft tot elk document; vertrouwelijke informatie kan liever alleen worden gezien door specifieke gebruikers. Dit is ook belangrijk om te kunnen voldoen aan de privacywetgeving. Denk dus van tevoren na over een toegangsbeleid en realiseer je dat dit aan verandering onderhevig is – oftewel, review en update het regelmatig!
5. Compatibiliteit met bestaande software
Welke applicaties die je momenteel gebruikt, zijn onmisbaar voor het dagelijkse reilen en zeilen van je bedrijf? Controleer of deze samengaan met Office 365. Een stress-vrije en succesvolle migratie is afhankelijk van een complete compatibiliteitsanalyse van de volledige omgeving. Alles binnen je bedrijf moet na de overstap op Office 365 nog steeds soepel verlopen – zónder onverwachte vertragingen en onderbrekingen die je personeel en klanten frustreren. Evalueer dus alles: van je marketingtools tot je maatwerkprogramma’s!
Office 365 is al enkele jaren de snelst groeiende cloudoplossing ter wereld met – inmiddels – miljoenen zakelijke gebruikers. Hoogstwaarschijnlijk is het ook een prima oplossing voor jouw bedrijf. Maar om het maximale uit Office 365 te halen en risico’s te beperken dien je vooraf goed na te denken en is samenwerken met een ervaren partner essentieel.
