Als bedrijf of organisatie genereer je een hoop data. Het is belangrijk om deze data niet ongelimiteerd te laten groeien, maar ook regelmatig op te ruimen. Dit kan door oude data te vernietigen zoals je vroeger met ordners aan administratiegegevens deed, of door data te archiveren naar andere (goedkopere) opslagmedia. Daarnaast ben je zelfs verplicht om bepaalde data te vernietigen na een bepaalde tijd. We hebben hieronder wat bewaartermijnen op een rij gezet voor je!
| Gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn |
| Financiële administratie | 7 jaar | |
| Winst- en verliesrekening | 7 jaar | |
| Administratie na ontbinding rechtspersoon | 7 jaar | |
| Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed | 10 jaar | |
| Jaarrekening, accountantsverklaring e.d. | 7 jaar | |
| Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht) | 5 jaar (na einde dienstverband) | |
| Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden | 10 jaar | |
| Sollicitatiebrieven | 4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming van sollicitant | |
| Verslagen van functioneringsgesprekken | 2 jaar (na einde dienstverband) | |
| Subsidie administratie | 10 jaar | |
| Arbeidsovereenkomst en wijzigingen | 2 jaar (na beëindiging sollicitatieprocedure) | |
| Persoonsgegevens werknemer | 7 jaar (na einde dienstverband) | |
| Beveiligingscamera’s | 4 weken of tot incident is afgehandeld | |
| E-mail / Internet-monitoring | 6 maanden | |
| Gegevens mbt toegangscontrole | 6 maanden nadat recht op toegang is vervallen | |