Wil je samenwerking en communicatie tussen medewerkers verbeteren en teamproductiviteit verhogen? Dan is de mogelijkheid om bestanden te synchroniseren en delen in de cloud onmisbaar. Dit type cloudoplossing wordt ook wel ‘File Sync and Share’ (afgekort: ‘FSS’) genoemd.
Er zijn voldoende betaalbare FSS-oplossingen beschikbaar die geschikt zijn voor mkb-bedrijven. Denk aan Office 365, OneDrive, Box.com of opensource-variant Nextcloud. Deze bieden databescherming, productiviteitstools en een gebruiksvriendelijke interface waarmee je personeel kan omgaan. Maar pas op voor een valkuil waar veel mkb’ers in trappen: schaf géén product aan dat bedoeld is voor persoonlijk gebruik. Want dan is het risico op dataverlies en downtime een stuk groter!
De kosten verschillen en daarom kun je de oplossing zo duur of goedkoop maken als je wilt. Waarom je deze investering zou doen? We laten je zien hoe het synchroniseren en delen van bestanden in de cloud de productiviteit op 3 manieren kan verhogen!
1. Altijd en overal toegang tot bestanden
Tegenwoordig is ‘mobiel’ het sleutelwoord. Veel mensen werken onderweg of vanuit huis. Een FSS-oplossing zorgt ervoor dat medewerkers toegang hebben tot documenten vanaf ieder apparaat en vanuit elke locatie. In het verleden moesten bedrijven hiervoor een VPN-netwerk opzetten, zodat gebruikers op het bedrijfsnetwerk konden inloggen om te werken. Met veilige FSS-bedrijfsoplossingen is dit niet meer nodig. Deze synchroniseren data in de cloud via eenvoudig te installeren apps, waardoor gebruikers gemakkelijk bij hun documenten kunnen wanneer ze willen werken.
2. Gemakkelijker samenwerken
De samenwerkingsopties die e-mail biedt zijn achterhaald in vergelijking tot de mogelijkheden van een File-Sync-and-Share-oplossing. Grote bestanden delen is niet mogelijk en het zoeken naar relevante berichten in de dagelijkse e-mailstroom vertraagt het samenwerkingsproces aanzienlijk. FSS-oplossingen nemen dergelijke problemen weg door ervoor te zorgen dat meerdere gebruikers eenvoudig kunnen samenwerken aan één (groot) document. Omdat dit op een enkele locatie is opgeslagen, is het onmogelijk om aan een verouderde versie te werken. Gebruikers kunnen daarnaast instellen wie het document wel en niet mag bewerken. Bovendien bieden veel FSS-oplossingen de mogelijkheid om te zien wie een document heeft geopend en bewerkt. En ben je het niet eens met de wijzigingen, dan kun je het document vaak gemakkelijk terugzetten naar een eerdere versie.
3. Bescherming tegen dataverlies door versiebeheer
Versiebeheer zorgt er in de eerste plaats voor dat je data beschermd zijn. Denk bijvoorbeeld aan het eenvoudig herstellen van je documenten na een Ransomware-besmetting. Maar daarnaast kan het ook de productiviteit verhogen en de workflow stroomlijnen – en wel op twee manieren:
• Gebruikers kunnen verwijderde of beschadigde bestanden snel herstellen zonder een helpdesk te hoeven inschakelen. Ze kunnen dus doorwerken aan een bestand met minimale downtime;
• Omdat gebruikers hun eigen herstel kunnen uitvoeren, wordt de helpdesk flink ontlast. Hierdoor kan de IT-afdeling beter focussen op meer strategische projecten!
Wil je weten welke File-Sync-and-Share-oplossing het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact met ons op. We laten het je graag zien onder het genot van een kop koffie.
